 |
ين بخش به منظور دستيابي مراجعين تلفني به اطلاعات خاص و يا برقراري ارتباط مستقيم ميان مراكز و مخاطبان
بصورت گويا طراحي شده است . با اين امكان ، مراكز مي توانند بدون هيچگونه محدوديتي ، اطلاعات سازماني و خدمات
قابل ارائه توسط مركز را ( ضمن طبقه بندي ) بصورت گويا در اختيار مراجعين تلفني خود قرار داده و به سادگي اين
اطلاعات را به روز در آورند .پياده سازي اين بخش براساس ساختار درختي بوده كه ، بخش هاي مختلف درخت اطلاع
رساني ، با اعداد مختلف نامگذاري شده تا مراجعين تلفني پس از برقراري ارتباط با اين سيستم ، ضمن دريافت راهنمائي
هاي لازم بصورت گويا ، جهت دريافت اطلاعات و ورود به قسمت هاي مختلف درخت اطلاع رساني ، كد هر بخش را
وارد و اطلاعات مورد نظر را بصورت گويا دريافت نمايند .
|
|
|
اصندوق صوتي :
|
|
كي از امكانات مهم و كارآمد اين نرم افزار امكان تعريف صندوق صوتي به صورت نامحدود براي
افراد مورد نظر است . تماس گيرنده در صورت ورود به اين بخش مي تواند شماره صندوق مورد
نظر را وارد كرده و پيغام صوتي خود را براي صاحب آن بگذارد. صاحب صندوق مي تواند از هر
نقطه با سيستم تلفن گويا تماس گرفته شماره صندوق و شماره عبور خود را وارد نموده ، پيام
هاي رسيده را گوش داده ، مرور و يا حذف نمايد.
|
|
پرسش و پاسخ :
|
|
اين بخش امكان طرح سؤال و ضبط جواب را به صورت غير هم زمان براي استفاده كنندگان فراهم مي آورد. تماس
گيرنده طي تماس با سيستم مي تواند سؤالي را مطرح نموده ، آن را مرور و سپس حذف نمايد يا آن را دوباره ضبط
نمايد و يا آن را تأييد كند كه در اين صورت از سوي سيستم يك شماره سؤال به او داده مي شود و از وي تقاضاي يك
شماره عبور مي نمايد. مسئول مربوطه مي تواند زماني مشخص به سؤالات رسيده گوش نمايد و جوابي را براي آنها ضبط
كند. ( اين كار از طريق رابط نرم افزاري امكان پذير است ) پس از طي اين مرحله شخصي كه سؤال را مطرح نموده طي
تماس مجدد با سيستم شماره سؤال و شماره عبور خود را وارد كرده و در صورت وجود سؤال ، پاسخ آن را دريافت كند.
لازم به ذكر است كه سؤالات مي تواند در موضوعات مختلف ثبت شده و فقط مسئول مربوطه توانايي گوش دادن و پاسخ
گويي به آن را داشته باشد.
|
|
طرح و پيگيري احكام و نامه ها :
|
|
در اين بخش مراجعه كننده با دريافت يك كد مي تواند پيگيري مكاتبات را انجام دهد و از وضعيت پرونده خود مطلع
شود .
|
|
طرح و پيكيري نقل و انتقال :
|
|
در اين بخش كارمند با ورود كد كارمندي خود مي تواند پيگيري امور نقل و انتقال خود (مبدأ و مقصد )را انجام دهد .
|
|
امكان ارتباط با بانك هاي اطلاعات :
|
|
در نرم افزار ، امكان ارتباط با هر نوع بانك اطلاعاتي با هر ساختاري وجود دارد ( كافي است
ساختار بانك مورد نظر مشخص باشد ) كه از اين طريق ، مراكز مي توانند اطلاعات ثبت
شده در بانك هاي اطلاعاتي خود را در اختيار مراجعين تلفني قرار دهند . از آنجائي كه در
نرم افزار محدوديتي در مورد ارتباط با بانكهاي اطلاعاتي وجود ندارد ، لذا مراكز مي توانند
كليه بخش هاي خود را ازجمله ، بايگاني ، مالي ، انبار ، فروش و … بدون نياز به ورود
مجدد اطلاعات ، با سيستم تلفن گويا مرتبط سازند ، تا مراجعين تلفني بتوانند پيگيريهاي لازم ر ا ( بصورت تلفني )
انجام داده و اطلاعات مورد نظر خود را بصورت گويا دريافت نمايند .
در اين نرم افزار امكان گويا كردن فيلدهاي متني بصورت انگليسي ، عدد و تاريخ وجود دارد ، از طرفي در مورد فيلدهاي
وضعيت نيز مي توان به هر كد وضعيت يك صوت اختصاص داد تا مراجعين تلفني بتوانند ، از وضعيت ها نيز مطلع
شوند. ( در مورد پيگيري مكاتبات و پرونده ها ، مراجعين پس از وارد كردن شماره نامه يا پرونده ، از طريق اين فيلد مي
توانند از وضعيت پرونده و مكاتبات خود آگاهي پيدا كنند )
|
|
طرح شكايات و پيگيري شكايات مطرح شده :
|
|
از طريق اين بخش ، مراكز ميتوانند امكاناتي فراهم آورند تا مراجعين تلفني بتوانند ، شكايات خود را مطرح و پيگيري
نمايند .
روش كار اين بخش بدين نحو است كه ، افراد پس از وارد شدن به بخش مربوطه ، امكان طرح شكايات خود را يافته و
در نهايت سيستم بصورت خودكار به اين شكايت شماره اي اختصاص داده و اعلام مي كند و
مراجعه كننده مي بايست به شكايت خود كلمه عبوري اختصاص دهد ، سپس مراجعين
جهت پيگيري و دريافت پاسخ شكايت خود پس از مدت زمان اعلام شده توسط سيستم ، با
ورود به بخش مربوطه و وارد كردن شمارة شكايت و كلم ة عبور خود ، مي توانند پاسخ
شكايتشان را دريافت نمايند . ( درصورتيكه پاسخ شكايت توسط كارشناسان مركز در بخش
مربوطه ثبت شده باشد )
|
|
اعلام پيشنهاد و انتقاد :
|
|
از طريق اين بخش مراكز مي توانند ، امكاناتي فراهم آورند تا مراجعين تلفني نظرات ،
پيشنهادات و انتقادات خود را به گوش مسئولين ذيربط برسانند .
اين بخش بگونه اي طراحي شده تا مراجعين تلفني پس از تماس با سيستم و دريافت
راهنمائي هاي لازم جهت ورود به بخش مربوطه ، بتوانند نظرات و پيشنهادات خود را براي
هريك از مسئولين ارسال نمايند و كاربر سيستم مي تواند ضمن دريافت نظرات و طبقه بندي
آنها ، هريك از نظرات را به صندوق صوتي مسئول مربوطه ارسال نمايد .
|
|
انظر سنجي :
|
|
اين بخش جهت برگزاري يك سؤال نظر سنجي در سطح سازمان يا فراتر از آن ايجاد گرديده است . بدين نحو كه
مديريت سيستم سؤال نظر سنجي خود همراه با گزينه هاي آن كه حداقل 2 گزينه و حداكثر 5 گزينه مي باشد را ضبط
و سؤال را فعال مي نمايد . سپس ارباب رجوع با شنيدن و انتخاب گزينه مورد نظر در نظر سنجي شركت خواهد كرد .
|
|
ارسال يا دريافت فكس :
|
|
اين بخش به دو منظور ارسال و دريافت اطلاعات از طريق دستگاه دورنگار يا از
طريق كامپيوتر، جهت سهولت كار مخاطبين مراكز طراحي و پياده سازي شده است
|
|
مديريت پيام ويژه :
|
|
اين بخش جهت پخش پيامي به مناسبت هاي مختلف براي تماس گيرندگان
طراحي شده است . بدين نحو كه با فعال و يا غير فعال كردن اين قسمت مديران سيستم مي توانند بعد از خوش آمد
گويي ، پيام ويژه اي را براي تماس گيرنده توسط سيستم تلفن گويا پخش نمايند .
اين سيستم هر پيغامي را در خود ذخيره نموده و حتي مي تواند در سال هاي آتي پيغام هاي خ اص را (مثل تبريك
اعياد) به صورت روزانه طبق تاريخ پخش نمايد.
|
|
تماس خودكار سيستم و ارسال دورنگار يا پيغام صوتي :
|
|
اين بخش جهت شماره گيري خودكار سيستم ، در زمان تعيين شده با شماره تلفن هاي تعريف شده ، براي ارسال پيغام
صوتي يا دورنگار ، طراحي و پياده سازي شده است .
مراكز با بهره گيري از اين امكان مي توانند پيغام يا دورنگار خود را ضمن انتخاب شماره تلفن مورد نظر ، ( يا انتخاب
گروهي از تلفن ها ) با تعيين زمان و تاريخ برقراري ارتباط ، جهت آگاهي مخاطبان خود ارسال نمايند و ايشان را در
جريان امور مربوطه قرار دهند .
از اين بخش مي توان ، جهت يادآوري كار يا جلسات مهم نيز استفاده نمود .
|
|
اوپراتور خودكار:
|
|
اين بخش مورد نياز مراكزي خواهد بود كه ، از مركز تلفن سانترال استفاده مي كنند . با
اين امكان ، عمل اوپراتوري ، بصورت خودكار توسط سيستم انجام خواهد شد .
مراجعين تلفني پس از تماس با سيستم تلفن گويا و دريافت راهنمائي هاي لازم جهت ورود
به بخش مربوطه (و يا راهنماي شماره هاي داخلي مركز ) مي توانند ضمن وارد كردن
شماره داخلي ، امكان ارتباط با داخلي مورد نظر را پيدا كنند .
|
|
خبرگزاري :
|
|
اين قسمت جهت اطلاع رساني و ارائه خبرهاي مورد نظر سازمان به تماس گيرندگان طراحي شده است. با استفاده از
اين بخش افراد با تماس با سيستم تلفن گويا از خبرهاي مربوط به هر بخش از سازمان مطلع مي شوند . اخبار به روز
قابل تغيير بوده و ايجاد تغيير و اصلاح به راحتي امكان پذير است.
|
|
مسابقه تلفني :
|
|
اين سيستم جهت برگزاري مسابقات ، بصورت تلفني طراحي گرديده است .
|
|
ثبت سفارش :
|
|
در اين بخش مشتركين مي توانند ضمن تماس با سيستم و ورود كد و كد عبور سفارش خود
را مطرح نموده واز صورت حساب خود مطلع شده و يا از ديگر امكانات استفاده نمايد.
|
|
سيستم ضبط و شنود مكالمات :
|
|
ساختار كلي سيستمهاي ضبط مكالمات از سخت افزار ضبط و نرم افزار كامپيوتر تشكيل شده است كه سخت افزار اين
به كامپيوتر متصل و هيچ گونه احتياج به منبع تغذيه خارجي ندارد. نرم افزار بر روي USB سيستمها از طريق كابل
هارد ديسك قابل نصب و اجرا مي باشد و تمامي موارد كنترلي از طريق آن صورت مي گيرد.
سيستم ضبط و شنود مكالمات جهت ضبط مكالمات كليه كانالهاي ورودي (خطوط داخلي، شهري، بيسيم و ... ) مورد
ثبت تعداد ، ( Hook Detection) استفاده قرار مي گيرد. از قابليتها و مزاياي آن، تشخيص وضعيت گوشي تلفن
زنگهاي دريافت شده قبل از برداشتن گوشي ، امكان ضبط به سه صورت دائم، برداشتن گوشي و حساس به صدا، امكان
پخش همزمان مكالمات در حال ضبط، تعريف كاربران مختلف با سطوح دسترسي متفاوت توسط مدير سيستم ، ضبط
مكالمات تمامي كانالها به صورت همزمان، مشاهده
وضعيت هر كانال به صورت جداگانه ، امكان پخش مكالمات انتخاب شده به صورت اتوماتيك و دهها قابليت ديگر مي
باشد.
|
|
ديگر ويژگي هاي نرم افزار :
|
|
نرم افزار تحت تمام سيستم هاي عامل ويندوز قابل اجراء مي باشد .
سيستم شامل دو برنامه اجرائي مجزاي ارتباط تلفني و راهبري سيستم ، جهت سهولت در انجام عمليات
مديريتي مي باشد .
برنامه راهبري سيستم ، در محيط شبكه بدون محدوديت در تعداد ايستگاه هاي كاري قابل اجرا ء و استفاده مي
باشد .
برنامه راهبري سيستم ، داراي سطوح دسترسي مختلف بوده و مديريت سيستم مي تواند اين سطوح را براي
كاربران مورد نظر تعريف يا تغيير دهد .
كليه سيستم هاي ارائه شده توسط اين شركت داراي جزوه راهنماي كاملاً گويا مي باشد .
امكان تعيين و محدود كردن مدت زمان ارتباط يك مراجعه كننده تلفني با سيستم . ( جهت جلوگيري از
ارتباطهاي طولاني)
تهيه نسخه پشتيبان ، از بانك هاي اطلاعاتي مرتبط با سيستم بصورت خودكار يا انتخابي . o
امكان به روز نمودن نرم افزار و يا رفع مشكلات احتمالي سيستم از راه دور ، پيش بيني شده است . o
ثبت شماره تماس و مدت ارتباط مراجعين تلفني در بانك مربوطه . o
امكان اخذ گزارش در تمام بخش هاي موجود و چاپ آن . o
امكان تعريف ساعات كار و يا حالات كاري براي ساعات مختلف و ...
|
|
نرم افزارهاي مورد نياز :
|
|
Windows XP Or 2000 with TTS Engine
|
|
امكانات سخت افزاري لازم جهت نصب سيستم تلفن گويا :
|
|
نصب و راه اندازي نرم افزار تلفن گويا نيازمند يك كامپيوتر و يك رابط سخت افزاري
جهت بر قراري ارتباط خطوط تلفن و كامپيوتر مي باشد كه در ذيل امكانات سخت
افزاري مربوطه ، آورده شده است .
يا 2000 XP از آنجائي كه پيشنهاد مي شود نرم افزار تحت سيستم عامل ويندوز
اجراء شود ، لذا لازم است تا كامپيوتري كه قرار است اين نرم افزار روي آن نصب شود ، حداقل براي كار در محيط
ويندوزهاي فوق مناسب باشد .
از طرفي همانطوري كه مستحضر هستيد نرم افزار ، نياز به ارتباط با خطوط تلفني داشته كه جهت برقراري اين
ارتباط ، سخت افزارهاي گوناگوني وجود دارد كه رايجترين آنها مودم مي باشد .
از آنجائي كه مودم ها داراي قيمت ارزانتري نسبت به ديگر سخت افزارها مي باشند ، در نرم افزار امكان استفاده از
مودم را فراهم كرده ايم . البته شايان ذكر است كه اين امر منجر به عدم استفاده از كليه امكانات اين نرم افزار براي
مراكز خواهد شد
|