سيستم فروش

Sales Management System

سيستم مديريت فروش

Web Base system

در اين مرحله مشتري ليست درخواست خود را به شركت ارائه مي كند. در اين مرحله ممكن است كه درخواست مورد قبول قرار بگيرد يا خير، در صورت قبول درخواست مرحله پيش فاكتور آغاز مي شود.

در اين مرحله يك پيش فاكتور با ذكر شرايط فروش و مبلغ آن صادر مي شود. اين پيش فاكتور براي پرداخت وجه به مشتري داده مي شود، هر زمان كه مشتري اقدام به پرداخت وجه بنمايد، پيش فاكتور به حواله فروش تبديل مي گردد. در خصوص مشترياني كه امكان خريد اعتباري دارند، چنانچه مجموع مبلغ درخواست از سقف اعتبار آنها بالاتر نرود، مستقيما پيش فاكتور تبديل به فاكتور مي گردد.

بر اساس حواله فروش، مشتري حق دريافت كالا از شركت را خواهد داشت. پس از صدور حواله فروش ، پيمانكاري كه براي حمل كالاي درخواستي توسط مشتري به شركت معرفي شده است مي تواند به شركت مراجعه نموده و براي دريافت كالا اقدام نمايد. درخواست كننده كالا هركسي مي تواند باشد ولي تا زمانيكه پيش فاكتور به حواله تبديل نشده باشد ، درخواست كننده ، مشتري شركت به حساب نمي آيد.

با مراجعه پيمانكار حمل به كارخانه ، براي پيمانكار حمل يك مجوز بارگيري توسط واحد فروش مستقر در كارخانه صادر مي شود. پيمانكار بر اساس مجوز بارگيري بار را از كارخانه صادر مي نمايد.

فاكتور نهايي پس از خروج كالا از كارخانه بر اساس بارگيري واقعي انجام مي شود، خصوصا در مورد بار فله به علت متغير بودن حجم بارگيري تانكر ها، اين مسئله از اهميت خاصي برخوردار است كه پس از بدست آمدن حجم واقعي بارگيري ، فاكتور صادر گردد. در مرحله فروش هميشه ميزان پيش فاكتور به اندازه اي گرفته مي شود كه از ظرفيت واقعي بارگيري بيشتر باشد، پس از بدست آمدن ظرفيت واقعي و صدور فاكتور غالبا مشتري مبلغي را از شركت طلبكار مي شود كه در صورت خريد مجدد به حساب او منظور خواهد شد و يا مي تواند وجه را نقدا از شركت دريافت نمايد.

اين دسته از مشتريان ، به عنوان عوامل فروش شركت شناخته مي شوند و در حقيقت مشتريان منتخب شركت مي باشند كه با ارائه ضمانتنامه هاي مربوطه اجازه خروج اعتباري كالا را پيدا مي كنند. سقف اعتبار اين مشتريان بر اساس ضمانتنامه آنها نزد شركت مشخص مي شود. مشتري اعتباري مي تواند تا سقف اعتبار خود از شركت بار خارج نمايد.

بر اساس سقف موجودي انبارها و برنامه توليد كارخانه ، زمان و نحوه تحويل بار براي مشتري مشخص خواهد شد.

در بازه هاي زماني متفاوت، شركت تخفيف هاي ويژه اي را براي محصولات خود در نظر مي گيرد. چنانچه پيش فاكتور مشتري در اين زمان صادر شده باشد، اين تخفيف ها بايد در محاسبه قيمت منظور گردد.

هيئت مديره شركت به صورت متوالي براي محصولات تعيين قيمت مي كند. سيستم براي محاسبه قيمت بايد قابليت استفاده از جدول قيمت تعيين شده را داشته باشد.

از آنجايي كه محاسبه فاكتور نهايي بايد بر اساس ميزان واقعي بارگيري و جدول قيمت زمان پيش فاكتور و تخفيف هاي آن دوره صورت مي گيرد ، بنابراين بايد كليه جداول قيمت و تخفيف بر اساس زمان مربوطه ذخيره گردد تا زمان صدور فاكتور قيمت محاسبه گردد.

بر اساس نحوه تعامل مشتريان با شركت و ميزان اعتبار و بدهي (چك) آنها ، سيستم بايد براي مشتريان شركت امتياز در نظر بگيرد.

از آنجا كه پرداخت بسياري از مشتريان توسط چك انجام مي شود و چك تا زماني كه وصول نشده باشد، جز بدهي مشتري به حساب مي آيد، سيستم براي كنترل سقف اعتبار مشتريان بهيد مجهز به يك سيستم مديريت چك باشد.

اعتبارات مربوط به مشتريان و مديريت ميزان برداشت كالا توسط مشتريان اعتباري كنترل ميزان پيش فاكتور هاي صادر شده براي آنها بايد توسط سيستم كنترل و مديريت گردد، بر اين اساس بايد قابليت دريافت كليه اطلاعات مربوط به اعتبارات مشتريان داشته باشد.

يكي از مسئوليت هاي واحد فروش تعيين برنامه توليد ماهيانه براي كارخانه است. براي پوشش اين قسمت سيستم بايد با توجه به روند فعلي واحد فروش ، عمليات شبيه سازي كند و يك برنامه توليد به واحد فروش پيشنهاد نمايد. واحد فروش با مديريت و تغيير پيشنهاد انجام شده به برنامه نهايي مي رسد.